どうも、みぃです。
転職活動をしてると「あ、この企業はいいな」と思って面接に行った結果「やっぱり違う企業に決めよう」ってなることって、ありますよね。そのときに「どうやって辞退を伝えるか」って結構悩むんですよ。特にワーママだと「気まずいのは避けたい」「変な印象を持たれたくない」という気持ちが強いと思うんです。
採用担当として何年も採用業務をしてきたから「あ、この辞退メールは丁寧だな」「あ、これはちょっと雑だな」って感覚があるんです。そして「無断辞退」の問題も何度も見てきたんですよ。実は、辞退の連絡の仕方って「見た目以上に重要」なんです。今日は、採用担当として「これは良かった」と感じた辞退メールの例文と、絶対に避けるべき表現についてお話しします。
なぜ辞退の連絡が重要か
「別の企業を選んだから、もう関係ない」と思うかもしれないんですが、実は辞退の連絡の仕方って、その後の人間関係に影響するんですよ。
採用担当は「候補者がどのように辞退するか」を見てるんです。丁寧な辞退メールが来ると「あ、この人は責任感がある人だな」「人事的にも連絡をちゃんとしてくれる人だな」という印象を持つんですよ。一方、無断辞退や「考えておきます」という曖昧な返答が続く場合「あ、この人は大事な連絡をスルーしちゃう人なのか」という印象を持つんです。
また「採用市場って意外と狭い」なんですよ。あなたが「A社はいいな」と面接を受けた企業の人事担当と、別の企業でまた出会うことがあるんです。その時「あ、この人、前のA社面接のときはどんな人だったっけ」って思い出すんですよ。丁寧な辞退メールをくれた人だと「あ、きちんと対応してくれた人だな」って記憶に残るんです。
無断辞退の問題
採用担当として「一番困る」のが、実は無断辞退なんです。
面接が予定されてるのに「来ない」「連絡もない」という状況が何度もあるんですよ。採用企業側は「あ、来ないのか。では他の候補者を追ってよう」という判断をするんですが、その間「なぜ来ないのか」がわからないので、モヤモヤが残るんです。
また、無断辞退が複数回続くと「この人、大事な連絡ができない人なのか」という風評が「人材紹介業界」に流れることもあるんですよ。転職市場は思った以上に小さいので「あ、その候補者、前に無断でドタられたことある」みたいな情報が広がることもあるんです。これはね、本当に損なんですよ。
採用担当から見た「丁寧な辞退」「雑な辞退」
採用担当として「あ、この辞退メールはいいな」と感じるのは、どんなメールか。
丁寧な辞退の特徴：
1つは「タイミング」ですね。「面接予定日の前日〜当日午前」に連絡するんじゃなくて「面接予定日の2〜3日前」に「候補者が辞退を決めた時点」で連絡するんですよ。そうすると採用企業側は「では別の候補者を追おう」という判断ができるんです。
2つ目は「理由を簡潔に説明してる」ことですね。「新しい機会を得たため」とか「別の企業の方がキャリアに合致していると判断したため」みたいな形で「自分の判断で辞退した」ということを明示するんです。
3つ目は「採用企業への感謝」が含まれることですね。「このたびは、貴重な面接の機会をいただき、ありがとうございました」という一言が入ると、採用企業側も「あ、きちんと対応してくれた人だな」と感じるんですよ。
面接辞退メール：エージェント経由の場合
では、具体的な例文を書きますね。
【例文1】エージェント経由での面接辞退メール
〇〇エージェント △△様
いつもお世話になっております。
このたび、貴社でご紹介いただいたA社の面接につきまして、誠に申し訳ございませんが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
面接の機会をいただき、貴社の詳細を伺う中で、現在、別の企業での転職を進めることに決めました。大変申し訳ございませんが、今回の面接につきましては、ご辞退させいただきたくお願いいたします。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変失礼いたしました。A社の採用ご担当の皆様にも、よろしくお伝えください。
今後とも、何かのご縁がありましたら、よろしくお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
〇〇
ポイントは「エージェント担当者に『A社の採用ご担当の皆様にも、よろしくお伝えください』と伝えて、採用企業への連絡をエージェント経由でしてもらう」というのと「『現在、別の企業での転職を進めることに決めました』と、自分の判断である」ことを明記することですね。
面接辞退メール：直接応募の場合
【例文2】直接応募での面接辞退メール
A社 人事ご担当様
いつもお世話になっております。〇〇と申します。
このたび、貴社でご案内いただきました面接につきまして、誠に申し訳ございませんが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴社に大変興味を持ち、面接をお受けいただきありがとうございました。しかし、転職活動を進める中で、現在、別の企業が自身のキャリアに最も合致していると判断いたしました。
つきましては、お手数をおかけいたしますが、予定いただいた面接を、申し訳ございませんがご辞退させていただきたくお願いいたします。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変失礼いたしました。
よろしくお願いいたします。
〇〇
直接応募の場合は、エージェント経由のように「エージェント担当者に別企業へ連絡をしてもらう」必要がないので、シンプルに「自分の決定を明示」することがポイントですね。
内定辞退メール：エージェント経由の場合
内定をもらった後の辞退は「さらに丁寧さが必要」なんです。企業側は「採用が決まった」と思ってたからですね。
【例文3】エージェント経由での内定辞退メール
〇〇エージェント △△様
いつもお世話になっております。
A社からいただいた内定につきまして、誠に申し訳ございませんが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
面接から内定をいただくまで、丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。また、貴社からも多くのサポートをいただき、大変感謝しております。
しかし、転職活動を進める中で、別の企業に入社することが、自身のキャリアにおいて最善の選択であると判断いたしました。大変申し訳ございませんが、今回の内定をお断りさせていただきたくお願いいたします。
A社の採用ご担当の皆様にも、ご迷惑をおかけしてしまい、大変失礼いたしました。併せてお伝えいただけますでしょうか。
今後とも、何かのご縁がございましたら、よろしくお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
〇〇
内定辞退の場合「感謝」「申し訳ない」という気持ちが強く伝わるようにすることが大事ですね。「大変申し訳ございませんが」という表現が何度も出てくるのは「本当に申し訳ないと思ってる」という気持ちを伝えるためなんです。
内定辞退メール：直接応募の場合
【例文4】直接応募での内定辞退メール
A社 人事ご担当様
いつもお世話になっております。〇〇と申します。
このたび、貴社からいただいた内定につきまして、誠に申し訳ございませんが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴社の面接から内定をいただくまで、丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。貴社の事業内容やチームに大変魅力を感じ、入社を真剣に検討させていただいておりました。
しかし、転職活動を進める中で、別の企業が自身のキャリアにおいて最も最適であると判断いたしました。大変申し訳ございませんが、今回の内定をお断りさせていただきたくお願いいたします。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変失礼いたしました。また、採用計画に支障をおかけしてしまい、重ねてお詫び申し上げます。
今後とも、何かのご縁がございましたら、よろしくお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
〇〇
NG表現：「家庭の事情」「健康上の理由」の使い方
採用担当として「避けるべき表現」があるんです。
NG表現1：「家庭の事情で」
「家庭の事情が発生したため、辞退します」という書き方なんですが、これって「ワーママは何か子育てか親の問題があるんだろう」という思い込みを採用企業に与えることがあるんです。また「具体的な理由が不明」なので「あ、本当は他の企業に決まったんだけど、角が立つから『家庭の事情』って言ってるのかな」と勘ぐられることもあるんですよね。
代わりに「別の企業が自身のキャリアに合致していると判断した」という「自分の判断」であることを明示する方が、采用企業側も「あ、候補者が考えて決めたんだな」と納得しやすいんです。
NG表現2：「健康上の理由で」
「体調が悪くなったため」みたいな表現は「あ、この人、うつ病とか精神疾患があるのかな」と採用企業が想像してしまうことがあるんです。採用企業側は「あ、この人、すぐに休むんじゃないか」という不安を持つことがあるんですよ。
そういう場合でも「転職活動を進める中で、別の企業を選択することに決めました」という形で「自分の判断」を前面に出す方が良いんです。実は「本当に健康上の理由がある場合」でも「それを採用企業に伝える必要はない」んですよ。あなたの健康状態は「プライバシー」なんです。
NG表現3：「申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします」という一文で終わらない
一部の人は「申し訳ありません」と書いて、理由を書かない場合があるんです。これは「理由のない謝罪」なので「あ、何か隠してるんだな」という印象を与えることがあるんですよね。
丁寧な辞退メールがもたらすメリット
実は「丁寧な辞退メール」って、その後の人間関係に思った以上に影響するんですよ。
採用担当として「あ、この人、丁寧に対応してくれた」という記憶が残ると「もし、別のポジションで募集があったら、この人に声をかけたいな」という感覚を持つんです。転職市場は「小さい」ので「1年後、別の企業で会う」なんていうことは十分あるんですよね。
また「この候補者は丁寧だった」という情報が「人材紹介業界」に流れることもあるんです。エージェント同士が「あ、その候補者、どんな人？」という会話をすることがあるんですよ。その時に「あ、その人なら丁寧に対応してくれる人だよ」って評判が立つと「別のエージェント経由での紹介」も良い形で進むんです。
つまり「今回の辞退メール」という「小さな行動」が「その後の転職人生」に大きく影響することもあるんですよ。だから「どんなに小さなやり取りでも、丁寧に対応する」というスタンスが大事なんです。
「やっぱり他がよかった」を正直に言ってもいい？
採用担当として「他の企業に決めた」という直接的な理由は「説明する必要がない」と思うんです。ただし「本当のことは別」なので、以下の点に気をつけるといいんですよ。
「別の企業が自身のキャリアに最も合致している」「転職活動の結果、別の選択肢が最適だと判断した」という言い方なら「本当のこと（他社に決めた）」を言いつつ、採用企業側も「あ、候補者が考えて決めたんだな」と納得しやすいんです。
ワーママの場合「育児と両立しやすい企業を選んだはテレワーク100%で、育児との両立がより容易であると判断した」みたいな形なら「具体的で納得しやすい」理由になるんです。
▶ タイミング：面接予定日の2〜3日前に送ること。「当日朝」や「予定時刻の30分前」に送るのは避けましょう。
▶ 連絡先：エージェント経由なら「エージェント担当者」に送って「採用企業への連絡をお願いします」と書く。直接応募なら「採用企業の人事メールアドレス」に送ること。
▶ メールのトーン：絵文字は絶対に使わない。敬語は正式な書き言葉を使う。メールの長さは「1画面に収まる程度」が目安です。
▶ リクルートエージェントやdoda経由の場合、エージェント担当者に「メール文を確認してもらう」ことも一つの方法です。
辞退の連絡は「その後の採用市場での評判」に関わるんです。丁寧な辞退メールを送ることで「責任感がある人」という評価を得ることができます。採用市場は思った以上に小さいので「あの人は丁寧だった」という評判が回ることもあるんですよ。面接辞退・内定辞退どちらの場合でも「自分の判断で決めた」ことを明示し、感謝と申し訳ない気持ちを込めたメールを送ることが、プロとしてのマナーなんです。